Management de documente versus stocare în cloud

Odată cu dezvoltarea activităţilor unei companii creşte proporţional şi volumul documentelor procesate în vederea desfăşurării activităţilor zilnice. Deseori companiile optează pentru serviciile de stocare online, cum ar fi Dropbox, OneDrive sau Google Drive. Odată cu creşterea volumului de lucru vor realiza că acestea, datorită faptului că oferă funcţionalităţi simple, de bază, nu le mai satisfac necesităţile de organizare a datelor. Aceste servicii se limitează doar la backup, stocare şi accesare a datelor din diferite locaţii, neputând satisface companiile care au nevoi complexe de gestionare a documentelor.

Atunci când decideți care dintre variante (stocare simplă online sau Fluxer.io) satisface cel mai bine nevoile specifice ale organizaţiei, există câteva lucruri pe care trebuie să le luați în considerare. Acestea includ criterii cum ar fi: cât de importante sunt documentele, pentru toate operațiunile dvs. comerciale și cât de rapid vă așteptați să preluați aceste documente pentru a vă facilita operațiunile de afaceri. Software-ul de gestionare a documentelor (DMS), Fluxer.io, a fost conceput pentru a vă facilita accesul la documente, a le edita și a le partaja colegilor sau clienților, oferind în plus şi instrumente utile precum: analiza datelor şi generarea de rapoarte, generarea automată a documentelor, stabilirea clară a traseelor documentelor în interiorul şi în exteriorul oragnizaţiei, etc.. Iată doar câteva dintre avantajele specifice pe care le puteți obtine când alegeți  Fluxer.io pentru afacerea Dvs:

1.Organizare şi standardizare

Adoptarea unor şabloane de documente şi fluxuri de procese specifice fiecarei industrii în parte şi-au dovedit eficienţa demult, indiscutabil. Obiceiurile vechi mor greu iar oamenii tind să-și păstreze propriile copii ale șabloanelor sau să urmeze procesele mai mult sau mai puțin în conformitate cu procedurile. Cu Fluxer.io vă asigurați că sabloanele şi fluxurile de procese proprii sunt adoptate în întreaga organizație. Şabloanele sunt centralizate, astfel încât versiunea actuală este ușor accesibilă tuturor, iar prin automatizarea proceselor sunteți sigur că procedurile sunt urmate întocmai de către toţi angajaţii.

2.Regăsirea rapidă a resurselor

Datorită etichetării metadatelor din documente, organizării în foldere virtuale şi a funcţiei OCR - Recunoaştere Optică a Caracterelor (permite interpretarea textelor din imagini), Fluxer.io asigură regăsirea rapidă a documentelor pe baza cuvintelor-cheie (de exemplu, în mai putin de 3 secunde dintr-un numar de câteva zeci de mii de documente).

3.Securizarea şi controlul informaţiilor

Utilizatorii pot acorda sau restricționa accesul altor utilizatori la documentele stocate în sistem. Astfel se asigură o protecție intrinsecă a documentelor, acestea putând fi editate sau vizualizate doar de către utilizatorii abilitați. Documentele nu pot fi vizualizate sau modificate de utilizatori neautorizaţi. Informaţiile despre utilizatorii care au operat modificari vor fi salvate în istoricul documentului, ulterior fiind uşor de regăsit şi verificat.

4.Gestionarea facilă a versiunilor

Când ne gândim la gestionarea documentelor, două etape critice ale ciclului de viață al documentelor pot fi dificil de controlat: revizuirea și aprobarea. Fluxer.io vă permite să vizualizaţi şi să aprobaţi documente electronice având garanţia că întotdeuna vizualizaţi / editaţi / aprobaţi versiunile actuale ale documentelor. Puteți chiar să revizuiți, să modificați și să colectați comentarii de la colegi simultan, istoricul acțiunilor și modificărilor efectuate de diferiți utilizatori ramânând înregistrat în Fluxer.io.

5.Integrarea cu alte aplicaţii

Integrare uşoară cu alte sisteme informatice, surse de date externe etc. Sistemul poate fi extins, este asigurată comunicarea cu alte sisteme în ambele direcţii. Această conectivitate ajută la simplificarea fluxului de lucru şi la sporirea eficienței. Sistemul este conceput modular, permiţând astfel adaptarea modulelor existente sau crearea de noi module în vederea adaptării la activitatea organizaţiei.

Cu ajutorul Fluxer.io, organizarea și funcționarea fișierelor dvs. este foarte ușoară și convenabilă. Atâta timp cât aveți o conexiune la internet, puteți să accesați și să lucrați cu documentele dvs. oriunde vă aflaţi, nefiind dependent de calculatorul din birou sau de accesarea fizica a documentelor. Dacă documentele dvs. sunt vitale pentru operațiunile dvs. de afaceri, atunci cu siguranță ar trebui să investiți în software-ul de gestionare a documentelor, Fluxer.io.