Documente generate automat

Pe lângă organizarea şi urmărirea activităţilor din cadrul organizaţiilor sau managementul de documente, Fluxer.io poate veni în sprijinul Dumneavoastră şi prin generarea automată de documente.

În sistem sunt introduse şabloane de documente (template), iar în urma executării paşilor fluxurilor documentele sunt generate prin înlocuirea câmpurilor predefinite din şablon cu datele culese din aceşti paşi.

Avantajul major al acestei funcţionalităţi este faptul că din momentul în care un astfel de şablon este modificat (de exemplu ca urmare a modificărilor reglementărilor), indiferent de cine şi cum operează în respectivul flux documentele generate vor fi bazate pe noul şablon. În plus, se diminuează probabilitatea apariţiei de omisiuni sau de erori de operare, prin proiectarea judicioasă a paşilor fluxurilor.

Şabloanele pot fi create/editate doar de către utilizatorii care au drepturi de administrare sau permisiuni de editare a şabloanelor. Astfel se evită modificările neautorizate, care ar putea duce la apariţia unor neconformităţi.

Pentru proiectarea şabloanelor de documente ataşate unui flux sunt puse la dispoziţie câmpurile care au fost stabilite în paşii de flux plus câteva câmpuri "de sistem" (data, ora, numele responsabilului, etc).

În funcţie de etichetele stabilite la proiectarea fluxului, documentele generate se organizează direct în folderele corespunzătoare.

Aşa cum am prezentat şi în secţiunea "Funcţionalităţi", sistemul de foldere virtuale permite ca un anumit document să fie găsit în mai multe foldere, în funcţie de etichetele ataşate. Astfel, de exemplu, o factură poate fi găsită în acelaşi timp şi într-un folder în care documentele sunt organizate pe date, cât şi într-un folder în care documentele sunt organizate în funcţie de furnizor sau într-un folder care conţine documentele aferente unui proiect.